KVKK Kapsamındaki Kişisel Veriler ve Kullanılması Gereken Alanlar

KVKK yani Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında yer alan veriler, 6698 sayılı yine aynı adlı yasa kapsamında; korunmak, işlenmek ve imha edilmekle yükümlü verilerdir. Peki, bu veriler nelerdir, ne tür işlemlere tabi tutulmalıdır?

Bir şirket olarak kişisel verilerin işlenmesi konusunda KVKK’ya uygun hareket etmek kritik öneme sahiptir. İşlenen kişisel veriler, şirketin faaliyet alanına, hizmet sunduğu sektöre ve operasyonel ihtiyaçlarına bağlı olarak değişiklik gösterebilir.

Ancak genel olarak, şirketler şu tür kişisel verileri işler:

İşlenen Kişisel Veri Türleri

Kimlik Bilgileri

• İçerik: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, cinsiyet, vatandaşlık bilgisi.

• Alanlar: Personel kayıtları, müşteri sözleşmeleri, iş ortaklığı anlaşmaları.

• İhtiyaçlar: Çalışanların bordrolama işlemleri, müşteri hesap yönetimi, kimlik doğrulama süreçleri.

İletişim Bilgileri

• İçerik: Telefon numarası, e-posta adresi, adres bilgisi.

• Alanlar: Pazarlama faaliyetleri, müşteri hizmetleri, tedarikçi iletişimi.

• İhtiyaçlar: Kampanya bilgilendirmeleri, müşterilerle iletişim, satış sonrası destek.

Finansal Veriler

• İçerik: Banka hesap bilgileri, IBAN numarası, maaş bilgileri, fatura detayları.

• Alanlar: Muhasebe ve finans yönetimi, çalışan ödemeleri, müşteri ve tedarikçi ödemeleri.

• İhtiyaçlar: Ücret ödemeleri, faturalama, vergi yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler

• İçerik: Sağlık bilgileri, biyometrik veriler (parmak izi, yüz tanıma), dini inanç, engellilik durumu.

• Alanlar: İş güvenliği, çalışan sağlık yönetimi, giriş-çıkış güvenlik kontrolü.

• İhtiyaçlar: Sağlık sigortası işlemleri, iş kazası raporlamaları, bina güvenlik sistemleri.

Çalışan Verileri

• İçerik: Eğitim geçmişi, mesleki deneyim, performans raporları, işe giriş çıkış saatleri.

• Alanlar: İnsan kaynakları yönetimi, bordrolama, terfi ve ödüllendirme süreçleri.

• İhtiyaçlar: İşe alım süreçleri, mesleki gelişim planları, çalışan motivasyonu artırma.

Müşteri ve Tedarikçi Verileri

• İçerik: Sipariş detayları, işlem geçmişi, memnuniyet verileri.

• Alanlar: CRM yazılımları, satış analizleri, tedarikçi değerlendirme süreçleri.

• İhtiyaçlar: Müşteri ilişkilerini geliştirme, hizmet kalitesini artırma, pazar stratejisi oluşturma.

İnternet ve Dijital Kullanım Verileri

• İçerik: IP adresi, çerez (cookie) bilgileri, çevrim içi alışkanlıklar.

• Alanlar: Web sitesi analitiği, dijital pazarlama, e-ticaret platformları.

• İhtiyaçlar: Web sitesi optimizasyonu, hedefli reklamcılık, müşteri deneyimi iyileştirme.

Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Alanları

1. Yasal Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

   • Çalışan maaşlarının bildirilmesi (SGK işlemleri).

   • Vergi beyannameleri ve diğer finansal raporlamalar.

2. İç Operasyonların Yönetimi

   • İşe alım ve insan kaynakları süreçleri.

   • Çalışan performans değerlendirme ve kariyer planlaması.

3. Müşteri İlişkileri ve Pazarlama

   • Sadakat programları ve kampanyalar.

   • Müşteri geri bildirimleri ve memnuniyet anketleri.

4. Güvenlik ve İzin Yönetimi

   • Fiziksel alanların güvenliği için kameralar (CCTV) ve biyometrik giriş sistemleri.

   • Çevrim içi platformların siber güvenliği.

5. Hizmet ve Ürün Geliştirme

   • Müşteri ve pazar analiziyle yeni ürün geliştirme.

   • Dijital servislerin ve kullanıcı deneyiminin optimize edilmesi.

Dikkat Edilmesi Gerekenler

• KVKK’ya Uygunluk

Kişisel veriler yalnızca açık rıza alındıktan sonra veya KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen hukuki işleme dayanakları kapsamında işlenmelidir.

• Veri Minimizasyonu

Gerekli olmayan hiçbir veri işlenmemelidir.

• Güvenlik Önlemleri

Verilerin işlenmesi sırasında siber güvenlik tedbirleri alınmalı ve veri sızıntısı riski minimize edilmelidir.

• Veri İmha Politikaları

İşlenme amacı sona eren veriler düzenli olarak silinmeli, yok edilmeli veya anonim hale getirilmelidir.