Çalışan Verilerinde KVKK Riskleri: İnsan Kaynakları Süreçlerinde Güvenlik Önlemleri
Kişisel verilerin korunması, yalnızca müşteri veya vatandaş odaklı değil, aynı zamanda çalışan verileri açısından da kritik bir yükümlülük taşıyor. İnsan Kaynakları (İK) süreçlerinde işlenen veriler; özlük dosyaları, performans kayıtları, maaş bilgileri ve sağlık raporları gibi son derece hassas içerikleri kapsıyor. Türkiye’de KVKK (6698 sayılı Kanun), çalışan verilerinin işlenmesi, saklanması ve paylaşılması konusunda açık yükümlülükler getiriyor.
İhmaller veya yanlış uygulamalar, yalnızca yüksek para cezalarıyla değil, aynı zamanda itibar kaybı ve hukuki süreçlerle de sonuçlanabiliyor.
İK Süreçlerinde En Sık Karşılaşılan KVKK Riskleri
- Aşırı Veri Toplama: İşe alım veya değerlendirme süreçlerinde gereksiz veri talep edilmesi.
- Şifreleme Eksikliği: Personel verilerinin dijital ortamda şifrelenmeden saklanması.
- Erişim Kontrolü Yetersizliği: Tüm çalışanların herkese açık şekilde verilere erişebilmesi.
- Veri Paylaşımında Usulsüzlük: Üçüncü taraflarla çalışan verilerinin hukuka aykırı paylaşılması.
- Veri Saklama Süresinin Belirsizliği: İlgisiz veya süresi dolmuş verilerin sistemlerde tutulmaya devam etmesi.
İnsan Kaynakları İçin Proaktif Güvenlik Önlemleri
- Veri Minimizasyonu
Yalnızca iş süreci için gerekli bilgileri toplayın. - Aydınlatma Yükümlülüğü
Çalışanlara verilerinin hangi amaçla işlendiğini açıkça bildirin. - Erişim Yetkileri
HR verilerine erişimi, yalnızca yetkili personele sınırlayın. - Şifreleme ve Güvenli Saklama: Dijital dosyaları şifreleyin, fiziksel dosyaları güvenli arşivlerde saklayın.
- İmha Politikası: Çalışan ayrıldığında veya saklama süresi dolduğunda verileri güvenli biçimde imha edin.
- Eğitim ve Farkındalık: İK departmanı başta olmak üzere tüm personele KVKK farkındalık eğitimleri verin.
KVKK Uyumunun Kurumlara Katkısı
- Cezalardan Kaçınma: KVKK ihlalleri için uygulanan idari para cezalarının önüne geçilir.
- Çalışan Güveni: Personelin verilerinin güvende olduğuna inanması, kuruma bağlılığı artırır.
- Kurumsal İtibar: Veri güvenliğine önem veren kurumlar, işveren markası açısından avantaj sağlar.
İnsan Kaynakları süreçleri, kurumların en yoğun kişisel veri işlediği alanlardan biridir. KVKK’ya uyum sağlamak yalnızca yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda çalışan memnuniyetini ve kurumsal güvenilirliği artıran stratejik bir adımdır.
Çalışan verilerinde güvenlik kültürünü benimsemek, KVKK uyumunun sürdürülebilirliğini sağlar ve kurumun uzun vadeli başarısına katkıda bulunur.
