İş dünyasında insan kaynakları süreçleri, çalışanların işe alımından performans yönetimine kadar geniş bir yelpazeyi kapsar. Bu süreçlerde kişisel verilerin korunması büyük önem taşır. Özellikle 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında şirketlerin, çalışan verilerini toplarken, işlerken ve saklarken yasal yükümlülüklerini titizlikle yerine getirmesi gerekir.

Günümüzde işverenler, yalnızca çalışanlarının maaş bilgilerini değil; sağlık verileri, iletişim bilgileri, performans kayıtları ve daha pek çok özel niteliğe sahip veriyi işlemek durumunda kalıyor. Bu da insan kaynakları yönetimi alanında KVKK’ya uyumlu bir yaklaşımı zorunlu hale getiriyor.

İnsan Kaynaklarında Hangi Çalışan Verileri İşleniyor?

KVKK kapsamında işverenlerin topladığı ve işlediği çalışan verileri oldukça geniştir. Bunlara örnek olarak:

• Kimlik ve iletişim bilgileri (ad, soyad, telefon, adres, e-posta)
• Özlük dosyası bilgileri (maaş bordrosu, izin kayıtları, disiplin notları)
• Sağlık verileri (işe giriş muayeneleri, engellilik durumu, sağlık raporları)
• Performans verileri (çalışan değerlendirmeleri, eğitim kayıtları, terfi süreçleri)
• Biyometrik veriler (parmak izi, yüz tanıma sistemleri gibi giriş-çıkış kayıtları)

Bu verilerin tamamı, KVKK kapsamında “kişisel veri” olarak değerlendirilir. Sağlık bilgileri ve biyometrik kayıtlar ise özel nitelikli kişisel veri sayıldığı için daha sıkı güvenlik önlemleri ile işlenmelidir.

KVKK’ya Uyum İçin İnsan Kaynaklarının Alması Gereken Önlemler

Çalışan verilerinin işlenmesi sürecinde insan kaynakları departmanları, hem hukuki hem de teknik açıdan belirli adımları atmalıdır:

1. Açık Rıza ve Aydınlatma Yükümlülüğü:
   Çalışanlardan toplanan her türlü kişisel veri için, KVKK’ya uygun şekilde aydınlatma metinleri hazırlanmalı ve gerekli durumlarda açık rıza alınmalıdır.
2. Veri İşleme Politikalarının Güncellenmesi:
   Şirketin insan kaynakları politikaları, KVKK uyumlu olacak şekilde revize edilmeli, hangi verilerin hangi amaçlarla işlendiği net olarak belirtilmelidir.
3. Veri Güvenliği Önlemleri:
   Çalışan verileri dijital veya fiziksel ortamda saklanırken gerekli güvenlik önlemleri alınmalıdır. Şifreleme, erişim kontrolü, log kayıtlarının tutulması gibi yöntemler uygulanmalıdır.
4. Yetki Sınırlandırması:
   Her çalışanın tüm verilere erişmesi engellenmeli; yalnızca görevleri için gerekli veriler erişime açılmalıdır.
5. Silme ve Anonimleştirme:
   İş akdi sona eren çalışanların verileri, yasal süreler dolduğunda silinmeli veya anonim hale getirilmelidir.

KVKK’ya Uyumun Şirketlere Katkısı

KVKK’ya uyum, yalnızca yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda şirketler için bir güven unsuru ve itibar kaynağıdır. Çalışan verilerinin güvenli bir şekilde işlendiğini bilen çalışanlar, işverenlerine daha fazla güven duyar. Ayrıca olası idari para cezaları ve itibar kaybı da bu sayede önlenmiş olur.

Dahası, KVKK’ya uyumlu insan kaynakları yönetimi, şirketlerin dijital dönüşüm süreçlerine daha güvenli adım atmasını sağlar. Bulut tabanlı İK yazılımları, uzaktan çalışma modelleri ve performans yönetim sistemleri, veri koruma ilkeleriyle uyumlu hale getirildiğinde hem verimlilik hem de güvenlik artar.

Çalışan verilerinin işlenmesi, insan kaynakları yönetiminin en hassas konularından biridir. KVKK, şirketlere bu konuda net kurallar koyarak hem çalışanların haklarını korumayı hem de şirketlerin düzenli ve güvenli veri yönetimi sağlamasını amaçlar.

Kısacası, KVKK’ya uyumlu insan kaynakları yönetimi yalnızca bir yasal zorunluluk değil, aynı zamanda şirketlerin uzun vadeli başarısı için stratejik bir yatırımdır.